クラウド型収蔵品管理システムI.B.MUSEUM SaaS
Before＆After
No.14
2014.08.26
Excelデータとの連携がスムーズになると…どうなる？
Excelからの一括登録操作も簡単に終了！
トラブルになりがちなデータ移行もスピーディに。
- Before（博物館クラウド導入前）
- あるミュージアムでは、各担当者それぞれが担当分野の資料データをExcelで管理しています。館でデータを統合するために、すでにシステムも導入されていますが、各自のデータを一括登録する際に生じたトラブルが原因で、あまり使われていません。ひとつでもセルの定義と違うデータがあるとエラーが発生する上に原因のセルも特定できず、完全移行が不能となっているのです。
- After（博物館クラウド導入後）
- ［博物館クラウド］の一括登録の操作では、Excelシートに紛れ込んでいるエラーのセルをハイライトで表示。仮登録の時点で間違いを修正することができるので、Excelに戻って巨大な表の中で間違い探しをするプロセスがなくなり、一括登録作業をとてもスムーズに終えることができました。現在も、まとまった数の資料が増えた時にも、すぐにデータベースに反映しています。
- プラスアルファ
- 「［博物館クラウド］を導入してからは、新しい収蔵資料に関する起案の時点でデータベースに登録しています。起案文書に添付する資料リストを受入管理機能で作成しておくと、決裁になったらステイタスを変更するだけで、そのリストをそのまま登録データベースにできますから、とても便利ですよ」