クラウド型収蔵品管理システムI.B.MUSEUM SaaS
Before＆After
No.4
2013.11.26
館の資料情報を正確に蓄積すると…どうなる？
情報検索がしやすくなる上に
館の発行物の精度アップにもつながります。
- Before（博物館クラウド導入前）
- 制作者名や寄贈者名について、苗字と名前の間にスペースを入れたり入れなかったり、外国人の場合にミドルネームを入れたり入れなかったり。名前の欄ひとつを取っても、職員個人の癖、あるいはその時の｢気分｣で、データにばらつきが出ていました。こうしたケースでは、検索時にうまく抽出できません。
- After（博物館クラウド導入後）
- 作家や寄贈者などの人物情報は、あらかじめ登録している人物データから呼び出して登録。入力ルールのその都度ポップアップさせることができ、表記の揺れや間違いが減り、データが正確になりました。
システム側から出力したExcelのリストも信頼性がグンとアップし、年報の作成などでも重宝しておられます。
- プラスアルファ
- 「先にExcelで一気に情報を作って、システムに一括登録することができるので、データ整備のスピードが上がりました。「全角・半角」などの入力間違いは、仮登録の段階でシステムが検知してくれます。まずはアルバイトスタッフの方に作成してもらって、データを検証しながら一括登録することもできるので、臨機応変な対応が可能になったと思います。検索もしやすくなりましたしね」
- 機能解説
一括登録の仮登録画面。アップロードすると、「Excel の表示形式が異なる」などのエラー項目を自動的に検知し、赤く表示。該当箇所を修正し、本登録します。
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