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収蔵品管理システム I.B.MUSEUM 導入ミュージアムインタビュー

ミュージアム名

一度導入してしまえば、後は館運営が良くなっていくばかり。
それが、収蔵品管理システムの最大の利点だと思います。
主査 長田 弘通さん
主査 長田 弘通さん

-長田さんは、2つの職場でI.B.MUSEUMをご利用いただいているそうですね。詳しく聞かせていただけますか?

長田さん:私は当館の開館スタッフなんですが、途中で大分市美術館に移った期間があるんですよ。あちらは平成11年オープンで、私は13年に異動したんですが、その時点ですでに導入されていましてね。その間に当館も採用していますから、戻ってきたらまたI.B.MUSEUMが導入済みだった、と。ご縁がありますね(笑)。

-本当ですね(笑)。いつもお世話になっております。

長田さん:こちらこそ。先日、当時の書類を見直してみたんですが、導入理由に「人の記憶だけに頼らないデータベース化が必要」とありましたよ。記憶に頼るのも限界がありますから、管理システムの導入は必然だったということでしょうね。

-特に、こちらは貴重な資料が多いですもんね。

長田さん:数の問題もあるんですが、同じ名前の資料がたくさんあるので、区別して覚えていなければならないんです。今後はデータベース、それも画像付きのものでなければ、業務は確実にパンクします。当館で導入を担当した職員も、同じことを感じていたんだと思いますよ。

-同じ名前の資料がたくさん・・それを記憶で管理してこられたとは、さすがプロですね(笑)。それで、両館揃ってI.B.MUSEUMを選んでいただいたのは、どんな理由なんでしょうか?

長田さん:3つのシステムを比較検討して、実績とカスタマイズの柔軟性が圧倒的だったと聞いています。たくさんの事例をお持ちだけに、私たちが要望することの多くは、早稲田さんではすでにご経験済みだったようですね。

-確かに、弊社は「事例数が取り柄」みたいなところはあります(汗)。

長田さん:先行事例の館の皆さんには申し訳ないですが、ウチはすごく得したと思っていますよ。事例が豊富ということは、新規で開発しなければならない部分が少ないということですよね。だから動作的に不安が少ないし、何より「安い」と(笑)。

-なるほど、端的で分かりやすいですね(営業に使えそう・・・)。


荘厳な日本的建築が目印

-さて、2館続けてお使いいただいているI.B.MUSEUMですが、業務では活躍していますでしょうか?

長田さん:館全体で、という意味ですか? ええ、まあ。ちょっと・・・。

-何か不具合とか、対応のまずいところがございましたか?

長田さん:早稲田さんやI.B.MUSEUMには、全く問題ないんですよ。ただ、館の業務に活躍しているかと訊かれると、私個人は重宝していますけど、みんながバリバリ使っているとは言い難いですね。

-そこ、詳しくお聞かせいただけませんか?

長田さん:みんな、自分の担当分野は、長年にわたって資料を自作してきたわけですよね。とすると、その分野を担当しているうちは、各自のスタイルで足りてしまうんです。ただ、異動があった時には間違いなく困るので、何とかしたいんですが・・・。

-確かに、大規模な人事異動を機に、「システムなしでは仕事ができない状態になった」と仰るユーザさんは少なくないですよ。でも、困ってからでは遅いですから、何とかその前に必要性をご理解いただけるといいのですが。

長田さん:もうひとつの問題は、現時点ではI.B.MUSEUMを使える端末が1台しかないんです。みんなが自分の机でI.B.MUSEUMを使えるようになれば、使用頻度は格段に上がると思うんですけどね。

-なるほど・・・本当は端末数が増えてからお訊きしたいのですが、恒例ですので。長田さんからご覧になって、I.B.MUSEUMは現時点で何点いただけますでしょうか?

長田さん:90点くらいです。操作性、使い勝手は申し分ないですよ。職員みんなに浸透していないというのは、当館自身の問題ですしね。

-ありがとうございます! でも、逆に言えば、減点の10点分は他に問題があるということですよね?

長田さん:当館が目標にしていた「ホームページでの情報発信」が、思うように進んでいないんです。これも早稲田さんではなく、こちら側の問題なんですが。

-そうなんですか。そちらについては、別途お話を伺わせてください。


周辺はのどかな田園風景が広がります

-ところで、館のサイトを拝見しようとしたのですが、市役所のホームページになっていますね?

長田さん:そうなんです。「市役所自体のホームページの充実化」の一環として、館の情報を発信しているんです。市の方針なんですけどね。

-なるほど。でも、「ミュージアムのWebサイト」という印象は、少し薄いかもしれませんね。

長田さん:そうでしょうね。それでも「収蔵品情報を発信しなければ」という思いは強いんですよ。今年から、「文化遺産オンライン」に情報を登録できるようになったので、ずいぶん助かっています。情報はI.B.MUSEUMにすでに入力済みですから、それを吐き出して「文化遺産オンライン」に投げ入れるという感じで済みますし。

-確かに、収蔵品情報の公開は、この方法で実現できていますよね。

長田さん:ええ・・・でも、やっぱり館独自のホームページは持ちたいですよ。私自身、他の館のサイトは見ていて楽しいですし、仕事でも企画展で借りる作品を探す時に利用させていただいていますから、独自のWebサイトを持ちたいというのが本音ですね。

-そのあたりは弊社もいろいろと提案させていただきたいと思います。最後に、これからシステムを導入される方に、アドバイスをお願いします。

長田さん:導入で大変なのは、入力業務です。自館の職員でまかなうというのであれば、1〜2年は覚悟するべきでしょうね。でも、管理システムの利点は、「1回入れてしまえば、衰えることはなく、良くなっていくばかり」という部分です。当初の苦労が、将来にわたって何十年と役立ち続けてくれるんです。ボタンひとつでいろんなことができるようになることを考えれば、得るものの方が大きいということですね。

-なるほど。それがシステムの本質ということですね。本日はありがとうございました。
 

<取材年月:2006年8月>

MUSEUM PROFILE

大分市歴史資料館
大分市郊外、豊後国分駅近くにあり、考古・歴史・民俗の各分野で、大分市の歴史を学べる資料館です。豊後国分寺七重塔や高瀬石仏の模型のほか、市内各遺跡からの出土品などが展示されています。歴史を学ぶためのさまざまな講座も開催されており、インタビュー当日は、市内の学校の先生が、「生徒に教えるための講習」に来られていました。隣接する豊後国分寺跡と併せて、地元の歴史を体感するエリアになっています。
ホームページ : http://www.city.oita.oita.jp/www/contents/1166665673633/index.html
〒870-0864 大分県大分市大字国分960番地の1
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