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収蔵品管理システム I.B.MUSEUM SaaS 主な機能

常に最新バージョンを、追加料金なしで。
すでに実装済みの主な機能をご紹介。

多数の機能に加え、最新機能も続々と追加中のI.B.MUSEUM SaaS。
ここでは、現在実装している主な機能をご紹介します。

画面のレイアウト

性質別に場所を固定し、「操作を体で覚える」ことを可能に。
慣れるほど、意識しなくても作業効率が上がる情報レイアウト。

「資料カード」をシステムでも継続

博物館の情報管理は、実は資料個別のカードで行うのが主流。システムを使うからと言って、日常の管理スタイルを根底から変えることは、なかなか大変です。そこで、これまでの習慣から離れず使えるよう、「資料カード」をシステム内で再現しました。

操作も入力も閲覧も、すべてを直感的に

資料カードの分かりやすさと、デジタルデータの便利さを両立するために、これまでの専用システム以上に見やすい操作画面をデザインしました。テキスト入力以外はマウスのクリックによる操作が中心なので、PCに慣れていない方でも戸惑うことなくお使いいただけます。

ひと目で分かる画面レイアウト

画面レイアウトにあたっては、博物館の業務の流れを分析し、各タブやボタンの位置を決定。全体的にシンプルで、どなたでも感覚的に理解できるインターフェイスを実現しています。

操作ガイドでマニュアル要らず

セルや機能ボタンにマウスを合わせると、「そこで何ができるか」「それをどう使うか」についての操作ガイドがポップアップ。マニュアルを探すことなく操作できます。

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分類・項目の設定・変更機能

国際的な標準規格と、現実のミュージアムの「日常」を考慮。
使いやすく、編集可能な管理項目設定機能を用意しました。

「要らない分野」はまるごとカット

歴史、考古、美術、民族・民俗、文学、動物、昆虫、植物、地学・古生物と、各分野のテンプレート(ひな形)が用意されています。これをもとに、まず自館に不要な分野を削除し、スリムな基本形を作ります。

内外の規格を統合した独自の標準項目体系

博物館の管理項目は、国内外の専門機関などが独自に構築した規格を提唱しています。そこで、それぞれの内容を検証し、各規格の利点を組み合わせる形でオリジナルの「標準項目体系」を設計しました。学際的な視点ではなく、博物館内の「実務」という観点から、より使いやすいと思われる形に整えてあります。

【目録的項目】
CIDOC IGMOI (博物館資料情報のための国際標準CIDOC情報カテゴリ)
東京国立博物館ミュージアム資料情報構造化モデル
CDWA(Getty財団策定美術作品記述目録・メタデータスキーマ)
Darwin Core (GBIF(地球規模生物多様性情報機構)が推奨する自然史標本のためのメタデータスキーマ:一部の項目のみ)
【業務に関わる項目】
SPECTRUM(ミュージアムにおける運営管理の標準化を目指しイギリスのコレクション・トラスト(旧MDA)が制定)

現場のための項目体系を強化

標準規格は学術的に研究された目録体系が多いため、どうしても現場実務で必要な情報が抜けがちです。そこで、300館に及ぶカスタマイズ事例を再検証し、保存管理に必要な状態の情報や公開に必要な著作権の情報など、現場実務で必須となる情報項目を追加しました。

項目設定の準備・変更も簡単

これまで専門のSEがカスタマイズしていた項目設定・変更作業も、手元で簡単に行えます。必要なのは、簡単な入力とドラッグ&ドロップだけ。「自分仕様」のシステムを簡単に作り上げることができます。

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データの入力/登録機能

システムは、情報がきちんと登録されてこそ、その力を発揮します。
登録しやすさを追求すると、こんな形になりました。

文字情報入力を助ける多彩なサポート機能

ユーザ側で項目を自由に編集できるメニュー選択型の入力機能や、カレンダーから選べる日付入力支援機能、さらにはMicrosoft Excelのワークシートに入力したデータの一括登録機能など、情報を素早く正確に入力するための多彩なサポート機能を用意。手間の軽減と誤入力・表記の揺れの防止を同時に実現します。

画像データの登録・閲覧も簡単

画像登録は、専用画面からフォルダ内の画像を呼び出して指定するだけの簡単さ。また、資料1点あたりの登録可能枚数も無制限なので、巻物や組作品など、大量の画像を必要とする資料にも対応できます。

特殊文字も正確に、長い文章もそのまま

登録データの入力文字数は無制限で、各種外国語(文字)も言語通り正確に表示。文章量を気にすることなく、特殊文字も学術的に正しい形で、必要な情報を過不足なく登録することが可能です。

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検索機能

学芸業務で情報を探す際に必要となる、複雑な検索条件。
これを簡単に扱うことが、業務のスピードアップのポイントです。

目的のデータを最短で探し当てるために

たとえば「2001年4月から2002年3月までに収蔵されたAさんからの寄贈資料で、作家Bにまつわる書簡」といったデータを、キーワード検索だけ探し出すことは困難。こうした複雑な条件でも容易に探し当てることができるように、詳細検索機能や検索条件の登録機能など、さまざまな検索サポート機能を用意しました。

担当によって異なる「必要な情報」を自動選別

美術作品の担当者なら作家情報は必須ですが、考古資料担当にとっては「作家名」という欄は意味がありません。こうした担当分野ごとの違いに関わらず常に最適な検索結果を表示できるよう、担当者別に表示内容を設定できる機能も実装しています。

テキストと画像を駆使できる検索結果表示

文字だけで識別することが多い分野、画像だけでも見分けがつきやすい分野、文字と画像の両方で判断したい分野…など、それぞれの特性に合わせた適切な結果表示設定も可能。、館内の職員全員が快適に使える環境づくりのために、工夫を凝らしました。

検索結果を「条件別の資料リスト」として保存

検索条件と同様に、検索結果一覧もリストとして保存することができます。増えたリストを素早く探し出す機能、複数のリストを合体させる機能、資料詳細情報画面から当該資料を含むリストを呼び出す機能…などなど、「情報を探すチカラ」はとにかく強力です。

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出力機能

学芸員が日常的によく使うソフトNo.1は、Microsoft Excel。
そこで、システム側で連携機能を確保しました。

細かい作業はふだん使い慣れたソフトで

Microsoft Excel形式やテキスト形式など、日常的に使用しているアプリケーションに合わせたファイル形式での出力が可能です。必要に応じて出力する項目も指定できるので、思い通りのリストを作成して日ごろ使い慣れたソフトへと作業を引き継ぐことができます。

操作性を強化したExcelへの出力機能

特に使用頻度の高いExcelには、強力な出力機能を用意しています。目的に合ったデータ項目だけをExcelに移してまとめて情報を修正したり、一括登録機能を使って修正後のエクセルによりまとめて更新するといった、自由度の高いデータ運用が可能です。

Excel上の作業までスピードアップ

Excelに出力する時にリストの名前を付けて保存しておき、次に同じリストを出力するときにはリストを呼び出すだけ。さらには、Excel用の帳票テンプレートやフォーマットの編集マニュアルを用意するなど、ソフトウェアの範疇を超えたサポートの実施も計画しています。

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インターネット公開機能

日ごろの業務で登録してきたデータをもとに、
収蔵品検索サイトを簡単に立ち上げることができます。

館ごとに専用の資料検索サイトを開設可能

管理システムと連携する形で、館専用の資料検索サイトをインターネット上に開設することができます。従来からお持ちのホームページに「資料検索」ボタンを付けてリンクを貼れば、I.B.MUSEUM SaaSで生成した専用の検索ページへとジャンプ。利用者に違和感を抱かせることなく、充実した情報公開を実現できます。

公開用の原稿は登録データをそのまま利用

資料検索サイトに掲載する情報は、システム内に登録した収蔵品データの一部をそのまま利用することができます。一般公開用の原稿作成をわざわざ行わなくても、システム内で簡単に作成(流用)できるので、データベースに登録したデータの必要箇所だけをそのまま「原稿」にすることができます。

デザインも公開用の項目もシステム側が用意

資料検索サイトづくりは、数十通りのデザインから自館に合うものを選び、表示するメッセージなどを入力するだけ。どんな検索条件を備え、どんな情報を公開するかとについても自由に選べるので、館の個性や資料の特性を反映したインターネットサイトへと育てることができます。

特定の資料を目立たせる「おすすめ資料」機能

まずは自館のメインとなる資料を見てほしいという館の願いにお応えし、特定の資料をランダムに表示する機能を実装しました。表示させる資料の情報内容はシステムで選択・編集することができ、いつでも変更可能。季節や特別展のテーマに合わせて表示を変えるなど、ミュージアムらしい資料検索ページを表現できます。

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